Business Problems | read
There are a lot of benefits from working with one service provider for all your business solution needs.. You can start using their solutions in a short amount of time
When you purchase all your services from one vendor, your IT staff can work with one point of contact to ensure the solutions are properly setup, customised to your needs, and all your data is migrated.
Working with one service provider will ensure that all the provided solutions are properly integrated and work together with no effort from your side which is the complete opposite of working with multiple service providers where the integration is extremely difficult. Having a properly integrated solution also ensures that it will be easy to train your employees to utilize the full capabilities of the solution.
Technology is complex, if you are using different service providers for different applications and something goes wrong, who should you call? Even when you call someone; each service provider will blame the other and you will have to spend a lot of time and effort working with them to get your problem resolved. But when there’s just one service provider in the picture, it’s far easier to resolve your issues.
When you purchase multiple cloud services from a single vendor, you can share settings for users and devices across multiple services. This makes your IT staff far more productive, because they don’t have to log into a dozen different control panels every time a new employee comes on board, or every time someone gets a new device.
Bundling services ultimately saves you money. There are any reasons for this including:
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit
Originally published Apr 18, 2016 5:00:00 PM, updated July 24, 2019
Topics: Business Problems
read
زادت في الأونة الأخيرة توترمجالس إدارة الشركات والبنوك حيال التطورات والتغييرات السريعة في مجال تكنولوجيا المعلومات وتأثيرها على أعمال شركاتهم وربحيتها وسرية بياناتها وحتى استمراريتها. وتزيد الحساسية من مخاطر تكنولوجيا المعلومات خاصة في المجالس التقليدية والتي تضم اعضاء غير ملمين بهذا الحقل وغير مدريكين مدى اعتماد شركاتهم أومصارفهم على أصول المعلومات التي توازي بأهميتها أصول الشركات والمصارف، أو إلى دورتكنولوجيا المعلومات في تشكيل استراتيجيات هذه الشركات وهذه المصارف وتحديد مستقبلها، ناهيك عن موضوع أمن الشبكات والأمن السيبراني في أهميته وخطورته. إن عدم الأدراك هذا يؤدي في معظم الأحيان الى التباطؤ أوالتهاون في أخذ قرارات مصيرية وحتى وجودية. وهنالك أمثلة كثيرة على عدم تدارك شركات عالمية لمدى تأثيرالتطور التكنولوجي على أعمالهم ومستقبلهم مما أدى الى خسائر جمة وهبوط أسعارأسهمهم أو حتى إفلاسهم، وعلى سبيل المثال لا الحصر، شركة سيرز ألاميركية للبيع بالتجزئة، وشركة تويز ار أس وغيرهم من الشركات.
أهمية حوكمة تكنولوجيا المعلومات
أما في دول الشرق الأوسط، فإن معظم مجالس الإدارة وخاصة المجالس العائلية لا تولي موضوع تكنولوجيا المعلومات أهمية خاصة ، وذلك لعدم وجود حوكمة لتكنولوجيا المعلومات بالأساس.
كما في الدول الغربية كذلك في دولنا، يفتقرأعضاء مجلس الإدارة في كثير من الأحيان إلى المعرفة الأساسية واللازمة لطرح أسئلة محورية ليس فقط حول مخاطر التكنولوجيا بل أيضًا المخاطر التسويقية والتنافسية الناجمة عن عدم تطبيق التكنولوجيات الحديثة في الأعمال. في أغلب الأحيان تترك هذه المسؤولية الى مديري المعلومات، الذين يديرون أصول معلومات الشركات ، والذين يتفردون الى حد كبير بالقرارات و في معظم الأوقات طبقا ً لأهوائهم أومعرفتهم التي قد تكون محدودة أو ميالة. لذلك عدم وجود رقابة على أنشطة تكنولوجيا المعلومات من قبل مجالس الإدارة هو أمر خطير لإنه يعرض الشركة لنفس الأخطار التي يؤدي بها الفشل في أدارة حساباتها وأصولها.
تداركت شركات عالمية عدة هذا الخطر فأنشأت لجان خاصة على مستوى مجالس الإدارة لمراقبة وإدارة تكنولوجيا المعلومات. وعملت لجان تكنولوجيا المعلومات على مستوى مجلس الإدارة مع لجان التدقيق والتعويض والحوكمة الخاصة بهم. فأصبح دور لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات رئيسيا ًومساعداً في أتخاذ القرارات المهمة ومراقبة الأداء مما أدى الى تفوقهم وحصولهم على ميزات تنافسية في أسواقهم. ونذكر من هذه الشركات، شركة بروكتر أند غامبل، شركة فودافون، ول مارت، وفيدرال اكسبرس.
عمل لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات
يجب على مجلس الإدارة الذي يقرراعضاءه أنهم بحاجة إلى الإشراف على تكنولوجيا المعلومات، أن يشكلوا لجنة حوكمة التكنولوجيا وذلك بضم مديرين مستقليين من ذووي الإختصاص، واعداد ميثاق اللجنة وتحديد علاقة اللجنة بلجنة التدقيق خاصة ً واللجان الأخرى عامة ً، ومن الأفضل أن يكون رئيس اللجنة ملماً ولو الى حد بالتطورات في عالم التكنولوجيا وتأثيرها على أعمال الشركة أو المصرف.
وفي حال عدم توفر العدد الكافي من المديرين المستقليين لتشكيل لجنة حوكمة تكنولوجيا متكاملة، يوصى بأن يكون هناك مدير مستقل واحد على الأقل في هذه اللجنة خبيراً في تكنولوجيا المعلومات وأن يكون قد عمل إما رئيسًا تنفيذيًا أو مديرًا كبيرًا في شركة تكنولوجيا، او مستشاراً في شركة استشارية حققت افكاره وانجازاته في مجال التكنولوجيا، تطورات جوهرية وجذرية للشركات أوالمصارف التي عمل بها، وساهمت هذه الأفكار والإنجازات في تحقيق مكاسب مالية ومعنوية.
تتمثل مهمة اللجنة في فهم الخارطة المعلوماتية للإدارة التنفيذية وتأثيرها على أعمال الشركة وتطورها في المدى القريب والبعيد. ومما سيميز عمل هذه اللجنة هو مد جسر المعرفة والتواصل بين الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة. وعليه فأن دور الخبير هو دور محوري في هذه اللجنة لأنه سيساعد المديرين التنفيذيين على تجنب الخوض في التفاصيل التقنية والمصطلحات التكنولوجية إنما التركيز على الفرص المتاحة وعلى الصورة الكبيرة، مما سيسهل على مجلس الإدارة فهم واستيعاب هذه الخارطة. إن المحادثات حول استراتيجية تكنولوجيا المعلومات صعبة ويمكن أن تكون محبطة وفاشلة إذا تم سحب اللجنة او مجلس الإدارة الى التفاصيل الفنية.
كما إن عمل الخبير ضمن اللجنة يساعد على تقييم معايير الأمن السيبراني المعتمد و مدى فعاليته في تفادي إختراق شبكات الشركة وخوادمها وتجنب سرقة بيانتها وبالتالي أسرارها.
في معظم الأحيان, يقوم العديد من مديري المعلومات على تبني تقنيات جداً حديثة ولم تثبت فعاليتها متأثرين إما بالإعلام عن هذه التقنيات أومن الشركات المصنعة. غالباً ما يكون التبني المبكر لهذه التقنيات مكلفاً ومعقداً مما يؤدي الى فشل المشاريع وخسارات مالية كبيرة. وهنا ايضاً تكمن أهمية خبير تكنولوجيا المعلومات وذلك في مناقشة الجدوى الفنية والاقتصادية كما الاستراتجية لتلك المشاريع وتكاليفها.
يجب ألا يكون لدى خبير تكنولوجيا المعلومات فهم أساسي فقط في احتياجات الشركة الإجمالية من التقنيات ولكن أيضاً نظرة شاملة للهيكلية التقنية وهندسة النظم. ويجب عليه أن يفهم تمامًا الديناميات الأساسية التي تحكم التغييرات في التكنولوجيا وقدرتها على تغيير النظرة الاقتصادية للشركة.
بشكل عام ، إن وظيفة خبير تكنولوجيا المعلومات هي نفس وظيفة الخبيرالمالي المعتمد في لجنة التدقيق. إن عمله يساعد في تحقيق التوازن بين إحتياجات العمل الحالية للشركة والتأكد من مدى جدية وجدوى الإستثمارات في تكنولوجيا المعلومات على المدى الطويل. إن علاقة لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات بلجنة التدقيق يجب أن تكون وثيقة للغاية، لأن قضايا تكنولوجيا المعلومات يمكن أن تؤثر على المسائل الاقتصادية والتنظيمية. وعليه من الأفضل أن يكون هناك عضوً واحدً في لجنة التدقيق يعمل ايضاً كعضو في لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات. كما ينبغي أن يصف ميثاق لجنة تكنولوجيا المعلومات العلاقة بلجنة التدقيق، ونظمها، وشرح الغرض منها، و تحديد مسؤوليات الرقابة وجدول اجتماعتهم.
مساهمة عمل لجنة حوكمة المعلومات في أنجاح أهداف مجلس الإدارة
إن الشركات التي تعتمد على التقنيات الجديثة للبقاء في الصدارة وتوسيع أعمالها، إكتشفت مجالس إداراتها أهمية حوكمة تكنولوجيا المعلومات وخاصة في تحليل البيانات من خلال تطبيقات متخصصة ساهمت في مساعدة مجلس الإدارة والأعضاء على فهم ديناميكية الأسواق المنافسة، وسلوك وتفضيلات العملاء مما سمح لهم بتبني أفكار الإدارة التنفيذية وبأخذ قرارات سريعة و صحيحة أدت الى زيادة الطلب على منتوجاتهم أو خدماتهم وبالتالي رفعت أسهمهم في الأسواق المالية. كما ساعدت لجان حوكمة المعلومات في مراقبة وتوجيه كبار المديرين وخاصة ًمديري المعلومات, وتحميلهم مسؤولية قراراتهم، ورصد عوائد الاستثمارمن مشاريع التكنولوجيا، والتأكد من نجاحها مما ضمن مردود أفضل على المستوى العام للشركة واستمرارية ناجحة على المدى الطويل.
في النهاية، يعد تبني موضوع حوكمة تكنولوجيا المعلومات أمرًا بالغ الأهمية ويتطلب التزاماً صارماً من رئيس مجلس الإدارة وكافة الأعضاء لأنجاح عمل اللجنة. يجب على أعضاء مجلس الإدارة وكبار المديرين تقييم تأثير تكنولوجيا المعلومات على عمل الشركة واستراتجيتها، وتحديد ما إذا كان إنشاء لجنة مراقبة لتكنولوجيا المعلومات أمرًا ضروريًا. إذا لم تكن الحاجة للحوكمة مفهومة بشكل واضح، أوإذا لم يكن هناك قبول عام لإنشاء مثل هذه اللجنة فيجب على الشركة عدم المباشرة بذلك. أي جهد للقيام بذلك سيكون مضيعة للوقت، والفشل سيكون سيد الموقف وسوف يفسد فرص إنشاء مثل هذه اللجنة في وقت لاحق.
أنطوان علم
رئيس تنفيذي - شركة بلوغراس تكنولوجيز
عضو مجلس ادارة معتمد
read
Why Invest In Project Management Software?
When a project is executed, every single team member - from the stakeholders to the client and project managers to solution experts - base their decisions on only one single goal – project success. While the parameters of project success may vary greatly from one engagement to another, the generic measures remain the same – a quality emphatic timely delivery, within budget and with a joyful experience.
So with the highly skilled and qualified resources, diligently groomed product backlog and carefully determined tasks, the project should go off like clockwork, right?
WRONG!
Even with the best minds and healthy work ethics on a project, without the right tools, you will end up wasting valuable time, money and energy on repetitive tasks and manual data collection.
Problem
Meet Owen.
He runs a growing business with mobile employees and resources scattered remotely across multiple projects across the planet. Business is booming but Owen is struggling to manage the growth. His overhead is rising just as fast as the revenue his projects are bringing in. The mobile resources are spending more and more time pushing paper and spending less time getting work done.
Management has files of inaccurate timesheets. Costs are rising for manpower and productivity, while the timing of the projects is severely impacted. Reports are coming in from the on-the-ground resources with information that is sometimes unreliable, unrealistic and sometimes even unreadable. Poor Finance team members are left to track down contractors, consultants, project managers and service providers to validate the correct information.
Every day Owen and his team are forced to make business decisions based on inaccurate information. They only find out after the fact how much the guesswork is actually costing the company.
They need a better way to manage and measure mobile projects to track costs, budgets, revenues, resources and more.
Solution
Engagement Pro is an application to help you to Plan. Organise. Track. projects - all in one visual, collaborative space - to increase visibility and alignment within team members. It is simple to use and powerful in the office. It gives you the visibility to act in real-time in order to reduce operating costs and increase profit margins for projects.
It accurately tracks resources and productivity as it happens, so you get more reliable information, quicker. It’s that simple. The data is transferred from all users of the system to the servers in real-time helping all the team members accurately track progress and make critical decisions right away.
The visual dashboard and reports make project management a breeze. The project visibility in the office and on the field is at your fingertips. Immediate answers, right when you need them.
We’ve only scratched the surface of what this tool is capable of! Hundreds of users have already joined the Engagement Pro network – What are you waiting for?
Sign up for the most efficient project management tool - today!
Watch this quick tour of the features of Engagement Pro!
read
One of the many challenges faced by business today is that of supplier relationship management. Payment practices are often an indicator of an organization’s relationship with their suppliers and they can have a huge impact on a business’s success or indeed, failure.
Just some of the issues faced by supplier finance departments include lack of visibility of the invoice approval process, having to constantly follow up on invoice and payment status, payments being delayed through lack of process, or invoices being lost. In addition, by relying on a manual paper based system, suppliers run the risk of invoices being sent to the wrong recipient thereby creating a lack of privacy.
All of the above can lead to a frustrated supplier, a breakdown of relationship and disruption to the supply chain - all of which will have a negatively effect on your own business.
Earning suppliers trust is a key aspect in fostering a mutually beneficial relationship. One way this can be achieved is through clear and transparent communication in regards to finance. The Invoice Submission Platform (ISP) is a platform that enables companies to automate the process of verifying and approving supplier invoices prior to processing payments. It allows suppliers to submit their invoices through a website to enable the accounting department to take full visibility and control over the financial process.
By installing ISP, there is complete visibility of payment status for both parties. By making a commitment to follow prompt payment practices you can bring benefit to your business by:
Not only can ISP improve supplier relationships, it has many other highlights including lower fees than other solutions, therefore, improving your bottom line as well as updating your payment process. It is flexible allowing you to customise to fit your business requirements, user friendly and has the capability to cope with the new VAT regulations in the region
ISP is also extremely fast to deploy. Using the cloud-based subscription, the system can be used within the same day. However, it will require a couple of days to deploy the system on-premise into existing IT infrastructures.
If you are having trouble tracking your invoices, cash flow, and managing your supplier relationships contact Exceeders to find out more about our online invoicing system and how we can help you.
Why Invest In Project Management Software?
One of the many challenges faced by business today is that of supplier relationship management. Payment practices are often an indicator of an organization’s relationship with their suppliers and they can have a huge impact on a business’s success or indeed, failure.