Business Problems | read
Organizations can no longer survive without IT. If you’re a startup company, you might depend on Microsoft Office Suite to help you with word and data processing. Microsoft Excel might be the main application to manage your finances. If you’re an SME, you would probably be using more sophisticated tools for CRM, accounting and other areas of your business. As you grow into an enterprise, you would probably have more applications than your employees know about. The bigger your organization, the harder it is to roll out new IT solutions company wide. This challenge is true across all industries, even for IT companies.
When you acquire a new IT solution, your goal could be increasing your team’s productivity, improving your processes & making your day-to-day tasks smoother, or even improve communication between your team members. Whatever your goal was, it’s always in your company’s best interest. So imagine your disappointment when you finally implement the solution for your team and you find out that very few people are using it.
But why is it that we get very few users to use new solutions even though it’s for their benefit?
Considering that the solution is already up and running, low user adoption can be narrowed down to 4 major reasons.
Users are categorized into 5 main groups:
If you launch any IT solution, you’re first users are likely to be innovators; tech savvy individuals who want to try everything new in technology. Followed by the early adopters, who love to try new technologies but cautiously and not dive in head first like the innovators. You are most likely to put the majority of your efforts to convert the rest of the groups. They are not interested in trying something new nor in learning how to use it. Therefore, you need to spend lots of time to convince them of the value your solution adds to them and how it will change their lives.
“The new what? We have that? I didn’t know.”
Here’s the problem with medium and large enterprises; the more people you have, the more difficult it is to get everyone informed. Often, upper management decides to acquire a new solution, and mid management knows about it and lower level management as well as the rest of the employees are in the dark. The same thing applies in matrix organizations; one or more groups knows about the solution and the rest are in the dark. So before you start blaming the solution or the employees for the low adoption your solution got, ask yourself “Do they know about it?”
This is another big challenge in user adoption. When an employee does not know how the new performance management solution benefits them, they are highly unlikely to use it. Business owners of the solution (not necessarily the IT department) should always focus on showing the employee the value this solution adds to them. They should also clarify how it relates to the employee’s specific function. For example, this solution guarantees to save 20% of the time you spend on creating and following up with HR requests. This way, your employees will not only understand it, but also be invested in it.
Learning to use a new software is not always an easy thing to do. Employers and IT departments often overlook the importance of training their employees on how to use new software. Training is the main enablement activity that encourages the user to adopt a new software. Management should spend 40% of its efforts in training their employees. Training doesn’t even have to be in a specific location, it could be an online training, a prerecorded training session, or even video tutorials that the user can watch on their time.
To launch your new solution internally in the most successful way, you need to keep those challenges in mind to overcome them. Once you do, you’re going to notice a god increase in the number of users and in utilization. Remember, quick user adoption means quick return on investment and more visibility on your efforts.
If you want to know more about Technology Adoption and to overcome the challenges mentioned above, download the TAP framework.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit
Originally published Jun 12, 2017 2:23:53 PM, updated July 24, 2019
Topics: Business Problems
read
زادت في الأونة الأخيرة توترمجالس إدارة الشركات والبنوك حيال التطورات والتغييرات السريعة في مجال تكنولوجيا المعلومات وتأثيرها على أعمال شركاتهم وربحيتها وسرية بياناتها وحتى استمراريتها. وتزيد الحساسية من مخاطر تكنولوجيا المعلومات خاصة في المجالس التقليدية والتي تضم اعضاء غير ملمين بهذا الحقل وغير مدريكين مدى اعتماد شركاتهم أومصارفهم على أصول المعلومات التي توازي بأهميتها أصول الشركات والمصارف، أو إلى دورتكنولوجيا المعلومات في تشكيل استراتيجيات هذه الشركات وهذه المصارف وتحديد مستقبلها، ناهيك عن موضوع أمن الشبكات والأمن السيبراني في أهميته وخطورته. إن عدم الأدراك هذا يؤدي في معظم الأحيان الى التباطؤ أوالتهاون في أخذ قرارات مصيرية وحتى وجودية. وهنالك أمثلة كثيرة على عدم تدارك شركات عالمية لمدى تأثيرالتطور التكنولوجي على أعمالهم ومستقبلهم مما أدى الى خسائر جمة وهبوط أسعارأسهمهم أو حتى إفلاسهم، وعلى سبيل المثال لا الحصر، شركة سيرز ألاميركية للبيع بالتجزئة، وشركة تويز ار أس وغيرهم من الشركات.
أهمية حوكمة تكنولوجيا المعلومات
أما في دول الشرق الأوسط، فإن معظم مجالس الإدارة وخاصة المجالس العائلية لا تولي موضوع تكنولوجيا المعلومات أهمية خاصة ، وذلك لعدم وجود حوكمة لتكنولوجيا المعلومات بالأساس.
كما في الدول الغربية كذلك في دولنا، يفتقرأعضاء مجلس الإدارة في كثير من الأحيان إلى المعرفة الأساسية واللازمة لطرح أسئلة محورية ليس فقط حول مخاطر التكنولوجيا بل أيضًا المخاطر التسويقية والتنافسية الناجمة عن عدم تطبيق التكنولوجيات الحديثة في الأعمال. في أغلب الأحيان تترك هذه المسؤولية الى مديري المعلومات، الذين يديرون أصول معلومات الشركات ، والذين يتفردون الى حد كبير بالقرارات و في معظم الأوقات طبقا ً لأهوائهم أومعرفتهم التي قد تكون محدودة أو ميالة. لذلك عدم وجود رقابة على أنشطة تكنولوجيا المعلومات من قبل مجالس الإدارة هو أمر خطير لإنه يعرض الشركة لنفس الأخطار التي يؤدي بها الفشل في أدارة حساباتها وأصولها.
تداركت شركات عالمية عدة هذا الخطر فأنشأت لجان خاصة على مستوى مجالس الإدارة لمراقبة وإدارة تكنولوجيا المعلومات. وعملت لجان تكنولوجيا المعلومات على مستوى مجلس الإدارة مع لجان التدقيق والتعويض والحوكمة الخاصة بهم. فأصبح دور لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات رئيسيا ًومساعداً في أتخاذ القرارات المهمة ومراقبة الأداء مما أدى الى تفوقهم وحصولهم على ميزات تنافسية في أسواقهم. ونذكر من هذه الشركات، شركة بروكتر أند غامبل، شركة فودافون، ول مارت، وفيدرال اكسبرس.
عمل لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات
يجب على مجلس الإدارة الذي يقرراعضاءه أنهم بحاجة إلى الإشراف على تكنولوجيا المعلومات، أن يشكلوا لجنة حوكمة التكنولوجيا وذلك بضم مديرين مستقليين من ذووي الإختصاص، واعداد ميثاق اللجنة وتحديد علاقة اللجنة بلجنة التدقيق خاصة ً واللجان الأخرى عامة ً، ومن الأفضل أن يكون رئيس اللجنة ملماً ولو الى حد بالتطورات في عالم التكنولوجيا وتأثيرها على أعمال الشركة أو المصرف.
وفي حال عدم توفر العدد الكافي من المديرين المستقليين لتشكيل لجنة حوكمة تكنولوجيا متكاملة، يوصى بأن يكون هناك مدير مستقل واحد على الأقل في هذه اللجنة خبيراً في تكنولوجيا المعلومات وأن يكون قد عمل إما رئيسًا تنفيذيًا أو مديرًا كبيرًا في شركة تكنولوجيا، او مستشاراً في شركة استشارية حققت افكاره وانجازاته في مجال التكنولوجيا، تطورات جوهرية وجذرية للشركات أوالمصارف التي عمل بها، وساهمت هذه الأفكار والإنجازات في تحقيق مكاسب مالية ومعنوية.
تتمثل مهمة اللجنة في فهم الخارطة المعلوماتية للإدارة التنفيذية وتأثيرها على أعمال الشركة وتطورها في المدى القريب والبعيد. ومما سيميز عمل هذه اللجنة هو مد جسر المعرفة والتواصل بين الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة. وعليه فأن دور الخبير هو دور محوري في هذه اللجنة لأنه سيساعد المديرين التنفيذيين على تجنب الخوض في التفاصيل التقنية والمصطلحات التكنولوجية إنما التركيز على الفرص المتاحة وعلى الصورة الكبيرة، مما سيسهل على مجلس الإدارة فهم واستيعاب هذه الخارطة. إن المحادثات حول استراتيجية تكنولوجيا المعلومات صعبة ويمكن أن تكون محبطة وفاشلة إذا تم سحب اللجنة او مجلس الإدارة الى التفاصيل الفنية.
كما إن عمل الخبير ضمن اللجنة يساعد على تقييم معايير الأمن السيبراني المعتمد و مدى فعاليته في تفادي إختراق شبكات الشركة وخوادمها وتجنب سرقة بيانتها وبالتالي أسرارها.
في معظم الأحيان, يقوم العديد من مديري المعلومات على تبني تقنيات جداً حديثة ولم تثبت فعاليتها متأثرين إما بالإعلام عن هذه التقنيات أومن الشركات المصنعة. غالباً ما يكون التبني المبكر لهذه التقنيات مكلفاً ومعقداً مما يؤدي الى فشل المشاريع وخسارات مالية كبيرة. وهنا ايضاً تكمن أهمية خبير تكنولوجيا المعلومات وذلك في مناقشة الجدوى الفنية والاقتصادية كما الاستراتجية لتلك المشاريع وتكاليفها.
يجب ألا يكون لدى خبير تكنولوجيا المعلومات فهم أساسي فقط في احتياجات الشركة الإجمالية من التقنيات ولكن أيضاً نظرة شاملة للهيكلية التقنية وهندسة النظم. ويجب عليه أن يفهم تمامًا الديناميات الأساسية التي تحكم التغييرات في التكنولوجيا وقدرتها على تغيير النظرة الاقتصادية للشركة.
بشكل عام ، إن وظيفة خبير تكنولوجيا المعلومات هي نفس وظيفة الخبيرالمالي المعتمد في لجنة التدقيق. إن عمله يساعد في تحقيق التوازن بين إحتياجات العمل الحالية للشركة والتأكد من مدى جدية وجدوى الإستثمارات في تكنولوجيا المعلومات على المدى الطويل. إن علاقة لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات بلجنة التدقيق يجب أن تكون وثيقة للغاية، لأن قضايا تكنولوجيا المعلومات يمكن أن تؤثر على المسائل الاقتصادية والتنظيمية. وعليه من الأفضل أن يكون هناك عضوً واحدً في لجنة التدقيق يعمل ايضاً كعضو في لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات. كما ينبغي أن يصف ميثاق لجنة تكنولوجيا المعلومات العلاقة بلجنة التدقيق، ونظمها، وشرح الغرض منها، و تحديد مسؤوليات الرقابة وجدول اجتماعتهم.
مساهمة عمل لجنة حوكمة المعلومات في أنجاح أهداف مجلس الإدارة
إن الشركات التي تعتمد على التقنيات الجديثة للبقاء في الصدارة وتوسيع أعمالها، إكتشفت مجالس إداراتها أهمية حوكمة تكنولوجيا المعلومات وخاصة في تحليل البيانات من خلال تطبيقات متخصصة ساهمت في مساعدة مجلس الإدارة والأعضاء على فهم ديناميكية الأسواق المنافسة، وسلوك وتفضيلات العملاء مما سمح لهم بتبني أفكار الإدارة التنفيذية وبأخذ قرارات سريعة و صحيحة أدت الى زيادة الطلب على منتوجاتهم أو خدماتهم وبالتالي رفعت أسهمهم في الأسواق المالية. كما ساعدت لجان حوكمة المعلومات في مراقبة وتوجيه كبار المديرين وخاصة ًمديري المعلومات, وتحميلهم مسؤولية قراراتهم، ورصد عوائد الاستثمارمن مشاريع التكنولوجيا، والتأكد من نجاحها مما ضمن مردود أفضل على المستوى العام للشركة واستمرارية ناجحة على المدى الطويل.
في النهاية، يعد تبني موضوع حوكمة تكنولوجيا المعلومات أمرًا بالغ الأهمية ويتطلب التزاماً صارماً من رئيس مجلس الإدارة وكافة الأعضاء لأنجاح عمل اللجنة. يجب على أعضاء مجلس الإدارة وكبار المديرين تقييم تأثير تكنولوجيا المعلومات على عمل الشركة واستراتجيتها، وتحديد ما إذا كان إنشاء لجنة مراقبة لتكنولوجيا المعلومات أمرًا ضروريًا. إذا لم تكن الحاجة للحوكمة مفهومة بشكل واضح، أوإذا لم يكن هناك قبول عام لإنشاء مثل هذه اللجنة فيجب على الشركة عدم المباشرة بذلك. أي جهد للقيام بذلك سيكون مضيعة للوقت، والفشل سيكون سيد الموقف وسوف يفسد فرص إنشاء مثل هذه اللجنة في وقت لاحق.
أنطوان علم
رئيس تنفيذي - شركة بلوغراس تكنولوجيز
عضو مجلس ادارة معتمد
read
Why Invest In Project Management Software?
When a project is executed, every single team member - from the stakeholders to the client and project managers to solution experts - base their decisions on only one single goal – project success. While the parameters of project success may vary greatly from one engagement to another, the generic measures remain the same – a quality emphatic timely delivery, within budget and with a joyful experience.
So with the highly skilled and qualified resources, diligently groomed product backlog and carefully determined tasks, the project should go off like clockwork, right?
WRONG!
Even with the best minds and healthy work ethics on a project, without the right tools, you will end up wasting valuable time, money and energy on repetitive tasks and manual data collection.
Problem
Meet Owen.
He runs a growing business with mobile employees and resources scattered remotely across multiple projects across the planet. Business is booming but Owen is struggling to manage the growth. His overhead is rising just as fast as the revenue his projects are bringing in. The mobile resources are spending more and more time pushing paper and spending less time getting work done.
Management has files of inaccurate timesheets. Costs are rising for manpower and productivity, while the timing of the projects is severely impacted. Reports are coming in from the on-the-ground resources with information that is sometimes unreliable, unrealistic and sometimes even unreadable. Poor Finance team members are left to track down contractors, consultants, project managers and service providers to validate the correct information.
Every day Owen and his team are forced to make business decisions based on inaccurate information. They only find out after the fact how much the guesswork is actually costing the company.
They need a better way to manage and measure mobile projects to track costs, budgets, revenues, resources and more.
Solution
Engagement Pro is an application to help you to Plan. Organise. Track. projects - all in one visual, collaborative space - to increase visibility and alignment within team members. It is simple to use and powerful in the office. It gives you the visibility to act in real-time in order to reduce operating costs and increase profit margins for projects.
It accurately tracks resources and productivity as it happens, so you get more reliable information, quicker. It’s that simple. The data is transferred from all users of the system to the servers in real-time helping all the team members accurately track progress and make critical decisions right away.
The visual dashboard and reports make project management a breeze. The project visibility in the office and on the field is at your fingertips. Immediate answers, right when you need them.
We’ve only scratched the surface of what this tool is capable of! Hundreds of users have already joined the Engagement Pro network – What are you waiting for?
Sign up for the most efficient project management tool - today!
Watch this quick tour of the features of Engagement Pro!
read
One of the many challenges faced by business today is that of supplier relationship management. Payment practices are often an indicator of an organization’s relationship with their suppliers and they can have a huge impact on a business’s success or indeed, failure.
Just some of the issues faced by supplier finance departments include lack of visibility of the invoice approval process, having to constantly follow up on invoice and payment status, payments being delayed through lack of process, or invoices being lost. In addition, by relying on a manual paper based system, suppliers run the risk of invoices being sent to the wrong recipient thereby creating a lack of privacy.
All of the above can lead to a frustrated supplier, a breakdown of relationship and disruption to the supply chain - all of which will have a negatively effect on your own business.
Earning suppliers trust is a key aspect in fostering a mutually beneficial relationship. One way this can be achieved is through clear and transparent communication in regards to finance. The Invoice Submission Platform (ISP) is a platform that enables companies to automate the process of verifying and approving supplier invoices prior to processing payments. It allows suppliers to submit their invoices through a website to enable the accounting department to take full visibility and control over the financial process.
By installing ISP, there is complete visibility of payment status for both parties. By making a commitment to follow prompt payment practices you can bring benefit to your business by:
Not only can ISP improve supplier relationships, it has many other highlights including lower fees than other solutions, therefore, improving your bottom line as well as updating your payment process. It is flexible allowing you to customise to fit your business requirements, user friendly and has the capability to cope with the new VAT regulations in the region
ISP is also extremely fast to deploy. Using the cloud-based subscription, the system can be used within the same day. However, it will require a couple of days to deploy the system on-premise into existing IT infrastructures.
If you are having trouble tracking your invoices, cash flow, and managing your supplier relationships contact Exceeders to find out more about our online invoicing system and how we can help you.
Why Invest In Project Management Software?
One of the many challenges faced by business today is that of supplier relationship management. Payment practices are often an indicator of an organization’s relationship with their suppliers and they can have a huge impact on a business’s success or indeed, failure.