For many organizations, strategy is synonymous with organizational objectives, goals, or even their business plan. It is something organizations spend considerable time and money to produce- whether it is being created by a strategy team inside of the company, or being outsourced to consultants and experts.
The problem, in many cases, is that once this strategy has been approved and launched by upper management, it is quickly shelved and forgotten by the rest of the organization.
After surveying over 150 employees across 10 different organizations, we've compiled a list of the top five issues faced by employees in governmental, non-governmental, and commercial organizations when trying to achieve strategic objectives and goals.
Visit www.exceeders.com/store/simplestrata for more information.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit
Originally published Aug 6, 2017 10:26:30 AM, updated July 24, 2019
read
Over the years, we noticed that businesses initially choose solutions that tick all the technical boxes or ones that are least costly. However, emphasis should always be placed on tools that are simple to use, efficient, & that provide a good user experience. We urge our customers to pay close attention to the user experience, especially when it comes to having a return on their investment in remote working.
Not doing so will put your business at a risk of increased support costs as employees become less productive while trying to figure out how to utilise the business’s technology.
On the operational side, there are 3 categories of platforms that we believe are essential:
Foundations of remote working
Systems of record
Systems of engagement
Laptops
Internet Access
VPN: A Virtual Private Network is imperative to remote working as it creates a secure, reliable, & safe connection between the employee & the organization’s resources.
Storage Platform: Every organization needs a cloud storage platform such as TechnAdopt to enable file sharing and easy access for all employees.
Productivity apps: Teamwork is the number 1 pillar of business in which it involves using shared assets like documents, reports, infographics, & structured & unstructured data. These assets can be created with the likes of the popular office suites like Microsoft Office365 in addition to document management systems, corporate intranet, HR Systems, CRM, & ERP to name a few.
Simple Strata: With this shift in work norms, companies might not have the instant visibility on the efforts taken by an employee to complete a certain job, & consequently might not know what to improve first. Our systems will detect causality and based on that, will analyze and provide reports to identify the employees who are facing difficulties in performing their jobs in comparison to others. With this visibility, the company will be able to adjust its new processes or provide support for employees who are facing challenges in the most suitable way.
ESP: The Enterprise Submission Platform is a linear workflow that enables function owners to automate their business processes without reliance on IT personnel. This platform will allow users to create requests and approvers to approve them from any location with the use of the web or the app. It is necessary especially in remote working situations as operations need to keep moving regardless of the whereabouts of users.
Engagement Pro: Engagement Pro is an application that helps you plan, organize, & track projects - all in one visual, collaborative space - to increase visibility & alignment within team members. This tool facilitates remote collaboration on projects.
Opportunity Pro: Every company with a sales department surely should use a CRM platform. Opportunity Pro enables the sales team to improve their winning rates by having accurate forecasts, details about customers & their needs, & keeping track of all actions taken & planned in order to close a deal. Rather than managing each sales team member individually, managers will be able to have top view visibility on all the pipeline remotely and will be able to review team members accordingly.
Mobile Apps:
As we live in the age of a “smart phone take-over”, it is essential that our work is accessible from the number one tool we use constantly. Whether at home or outside, employees should have the option to interact with team members via their phone.
Similarly, employers should expect their employees to have access to their work from anywhere, especially given the remote working situation. For that reason, all of our recommended products are available as mobile apps in addition to web as we have anticipated that a time will come where reliance will be solely on smart phones. We like to think we are pioneers in this field. 😉
Emails
Idenedi: A communication tool that provides an enjoyable user experience is one that sticks. Idenedi is a tool that has proven to be one of the most requested platforms as it combines ease of access with ability to deliver critical information. While emails remain the number one tool for exchanging work-related documents, they are lacking in the push notification department.
With Idenedi, managers will be able to pass important announcements regarding changes in the work environment with absolute assurance that employees will be notified. This is crucial especially in remote working as managers can track to check if important messages have reached everyone. They can even create a space for team members to interact in the comments section, and soon via chat.
As we have provided our recommendations for the infrastructure on the operational side, we also believe that there are steps to be taken to prepare teams mentally for this sudden shift in our work space.
Check out here our tips on how to adapt in the time of a global pandemic.
read
You see the end product but we’re bringing you closer to the people behind it!
We sat down with Hanadi Sidawi, product manager of one of our most popular solutions “SimpleStrata” to get to know her more and understand her journey to becoming SimpleStrata’s product manager.
Hanadi graduated from Abu Dhabi University with a degree in computer science and a minor in business administration. Her professional career was kicked off when she became a trainer for basic computer courses. She then shifted into another company, where she worked as a legal assistant for 1 year and then got promoted to senior legal assistant, maintaining that position for 2 more years.
With that kind of experience under her belt, she was able to join Exceed as an HR Coordinator where her focus was on internal policies and labor law compliance in Exceed’s different branches. After some time, the bulk of work was getting more focused on employee performance. To familiarise herself with its methodologies and the system handling it, she began the process of self-teaching and read books to study the main frameworks that formulate the basis of Employee Performance Management and Strategy Execution.
That way, she become proficient in the language that provisions the performance solution that Exceed was developing and was working as a performance specialist implementing the methodology of employee performance in Exceed. As she worked more closely with SimpleStrata, she became proficient in it, which lead the way for her to become the product manager.
By getting more exposed to customers, Hanadi and the team came to know that the challenges that Exceed faced internally were common across almost all organisations from different industries.
Exceed had the methodologies but faced a challenge in communicating, implementing, and executing them the right way, as did the other organisations.
These challenges included:
After the system had reached the desired level of maturity, it was launched in Exceed first then to the market and was able to resolve the 99% of the challenges of many organisations, regardless of their size/industry.
Want to know more about the methodologies behind SimpleStrata?
Click here.
Success Stories
One of our larger customers, SCAMAF (Social Care & Minor Affairs Foundation) were using excel sheets to manually monitor and execute their strategy, which was not only very time-consuming, but it was also exhausting the efforts of employees involved who can be utilising their time in other more efficient tasks. Not only that, but the end result would usually have inaccuracies as human error is guaranteed with repetitive tasks such as this one.
What the SimpleStrata team did was they helped them migrate all their data, which was a huge number of excel files, into the system. They set up the system according to SCAMAF’s execution process, and they provided them with the required training to be able to understand and use the system.
They immediately were satisfied with the system as it had created the perfect environment for them that does not require human intervention. After using the system, they had clear visibility on individual performance as well as organisational performance. Whereas they previously had a full department dedicated to strategy execution, they now had only the Head of Strategy monitoring everything via SimpleStrata.
Statement from the SimpleStrata team:
Since we launched it to the market in 2019, we reduced the time and efforts of 20+ organisations with 3,000 employees across numerous industries: 50% decrease in the time required for collecting performance data & 40% increase in employees’ awareness on their goals and KPIs.
Intrigued? Click here for a FREE trial!
read
زادت في الأونة الأخيرة توترمجالس إدارة الشركات والبنوك حيال التطورات والتغييرات السريعة في مجال تكنولوجيا المعلومات وتأثيرها على أعمال شركاتهم وربحيتها وسرية بياناتها وحتى استمراريتها. وتزيد الحساسية من مخاطر تكنولوجيا المعلومات خاصة في المجالس التقليدية والتي تضم اعضاء غير ملمين بهذا الحقل وغير مدريكين مدى اعتماد شركاتهم أومصارفهم على أصول المعلومات التي توازي بأهميتها أصول الشركات والمصارف، أو إلى دورتكنولوجيا المعلومات في تشكيل استراتيجيات هذه الشركات وهذه المصارف وتحديد مستقبلها، ناهيك عن موضوع أمن الشبكات والأمن السيبراني في أهميته وخطورته. إن عدم الأدراك هذا يؤدي في معظم الأحيان الى التباطؤ أوالتهاون في أخذ قرارات مصيرية وحتى وجودية. وهنالك أمثلة كثيرة على عدم تدارك شركات عالمية لمدى تأثيرالتطور التكنولوجي على أعمالهم ومستقبلهم مما أدى الى خسائر جمة وهبوط أسعارأسهمهم أو حتى إفلاسهم، وعلى سبيل المثال لا الحصر، شركة سيرز ألاميركية للبيع بالتجزئة، وشركة تويز ار أس وغيرهم من الشركات.
أهمية حوكمة تكنولوجيا المعلومات
أما في دول الشرق الأوسط، فإن معظم مجالس الإدارة وخاصة المجالس العائلية لا تولي موضوع تكنولوجيا المعلومات أهمية خاصة ، وذلك لعدم وجود حوكمة لتكنولوجيا المعلومات بالأساس.
كما في الدول الغربية كذلك في دولنا، يفتقرأعضاء مجلس الإدارة في كثير من الأحيان إلى المعرفة الأساسية واللازمة لطرح أسئلة محورية ليس فقط حول مخاطر التكنولوجيا بل أيضًا المخاطر التسويقية والتنافسية الناجمة عن عدم تطبيق التكنولوجيات الحديثة في الأعمال. في أغلب الأحيان تترك هذه المسؤولية الى مديري المعلومات، الذين يديرون أصول معلومات الشركات ، والذين يتفردون الى حد كبير بالقرارات و في معظم الأوقات طبقا ً لأهوائهم أومعرفتهم التي قد تكون محدودة أو ميالة. لذلك عدم وجود رقابة على أنشطة تكنولوجيا المعلومات من قبل مجالس الإدارة هو أمر خطير لإنه يعرض الشركة لنفس الأخطار التي يؤدي بها الفشل في أدارة حساباتها وأصولها.
تداركت شركات عالمية عدة هذا الخطر فأنشأت لجان خاصة على مستوى مجالس الإدارة لمراقبة وإدارة تكنولوجيا المعلومات. وعملت لجان تكنولوجيا المعلومات على مستوى مجلس الإدارة مع لجان التدقيق والتعويض والحوكمة الخاصة بهم. فأصبح دور لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات رئيسيا ًومساعداً في أتخاذ القرارات المهمة ومراقبة الأداء مما أدى الى تفوقهم وحصولهم على ميزات تنافسية في أسواقهم. ونذكر من هذه الشركات، شركة بروكتر أند غامبل، شركة فودافون، ول مارت، وفيدرال اكسبرس.
عمل لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات
يجب على مجلس الإدارة الذي يقرراعضاءه أنهم بحاجة إلى الإشراف على تكنولوجيا المعلومات، أن يشكلوا لجنة حوكمة التكنولوجيا وذلك بضم مديرين مستقليين من ذووي الإختصاص، واعداد ميثاق اللجنة وتحديد علاقة اللجنة بلجنة التدقيق خاصة ً واللجان الأخرى عامة ً، ومن الأفضل أن يكون رئيس اللجنة ملماً ولو الى حد بالتطورات في عالم التكنولوجيا وتأثيرها على أعمال الشركة أو المصرف.
وفي حال عدم توفر العدد الكافي من المديرين المستقليين لتشكيل لجنة حوكمة تكنولوجيا متكاملة، يوصى بأن يكون هناك مدير مستقل واحد على الأقل في هذه اللجنة خبيراً في تكنولوجيا المعلومات وأن يكون قد عمل إما رئيسًا تنفيذيًا أو مديرًا كبيرًا في شركة تكنولوجيا، او مستشاراً في شركة استشارية حققت افكاره وانجازاته في مجال التكنولوجيا، تطورات جوهرية وجذرية للشركات أوالمصارف التي عمل بها، وساهمت هذه الأفكار والإنجازات في تحقيق مكاسب مالية ومعنوية.
تتمثل مهمة اللجنة في فهم الخارطة المعلوماتية للإدارة التنفيذية وتأثيرها على أعمال الشركة وتطورها في المدى القريب والبعيد. ومما سيميز عمل هذه اللجنة هو مد جسر المعرفة والتواصل بين الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة. وعليه فأن دور الخبير هو دور محوري في هذه اللجنة لأنه سيساعد المديرين التنفيذيين على تجنب الخوض في التفاصيل التقنية والمصطلحات التكنولوجية إنما التركيز على الفرص المتاحة وعلى الصورة الكبيرة، مما سيسهل على مجلس الإدارة فهم واستيعاب هذه الخارطة. إن المحادثات حول استراتيجية تكنولوجيا المعلومات صعبة ويمكن أن تكون محبطة وفاشلة إذا تم سحب اللجنة او مجلس الإدارة الى التفاصيل الفنية.
كما إن عمل الخبير ضمن اللجنة يساعد على تقييم معايير الأمن السيبراني المعتمد و مدى فعاليته في تفادي إختراق شبكات الشركة وخوادمها وتجنب سرقة بيانتها وبالتالي أسرارها.
في معظم الأحيان, يقوم العديد من مديري المعلومات على تبني تقنيات جداً حديثة ولم تثبت فعاليتها متأثرين إما بالإعلام عن هذه التقنيات أومن الشركات المصنعة. غالباً ما يكون التبني المبكر لهذه التقنيات مكلفاً ومعقداً مما يؤدي الى فشل المشاريع وخسارات مالية كبيرة. وهنا ايضاً تكمن أهمية خبير تكنولوجيا المعلومات وذلك في مناقشة الجدوى الفنية والاقتصادية كما الاستراتجية لتلك المشاريع وتكاليفها.
يجب ألا يكون لدى خبير تكنولوجيا المعلومات فهم أساسي فقط في احتياجات الشركة الإجمالية من التقنيات ولكن أيضاً نظرة شاملة للهيكلية التقنية وهندسة النظم. ويجب عليه أن يفهم تمامًا الديناميات الأساسية التي تحكم التغييرات في التكنولوجيا وقدرتها على تغيير النظرة الاقتصادية للشركة.
بشكل عام ، إن وظيفة خبير تكنولوجيا المعلومات هي نفس وظيفة الخبيرالمالي المعتمد في لجنة التدقيق. إن عمله يساعد في تحقيق التوازن بين إحتياجات العمل الحالية للشركة والتأكد من مدى جدية وجدوى الإستثمارات في تكنولوجيا المعلومات على المدى الطويل. إن علاقة لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات بلجنة التدقيق يجب أن تكون وثيقة للغاية، لأن قضايا تكنولوجيا المعلومات يمكن أن تؤثر على المسائل الاقتصادية والتنظيمية. وعليه من الأفضل أن يكون هناك عضوً واحدً في لجنة التدقيق يعمل ايضاً كعضو في لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات. كما ينبغي أن يصف ميثاق لجنة تكنولوجيا المعلومات العلاقة بلجنة التدقيق، ونظمها، وشرح الغرض منها، و تحديد مسؤوليات الرقابة وجدول اجتماعتهم.
مساهمة عمل لجنة حوكمة المعلومات في أنجاح أهداف مجلس الإدارة
إن الشركات التي تعتمد على التقنيات الجديثة للبقاء في الصدارة وتوسيع أعمالها، إكتشفت مجالس إداراتها أهمية حوكمة تكنولوجيا المعلومات وخاصة في تحليل البيانات من خلال تطبيقات متخصصة ساهمت في مساعدة مجلس الإدارة والأعضاء على فهم ديناميكية الأسواق المنافسة، وسلوك وتفضيلات العملاء مما سمح لهم بتبني أفكار الإدارة التنفيذية وبأخذ قرارات سريعة و صحيحة أدت الى زيادة الطلب على منتوجاتهم أو خدماتهم وبالتالي رفعت أسهمهم في الأسواق المالية. كما ساعدت لجان حوكمة المعلومات في مراقبة وتوجيه كبار المديرين وخاصة ًمديري المعلومات, وتحميلهم مسؤولية قراراتهم، ورصد عوائد الاستثمارمن مشاريع التكنولوجيا، والتأكد من نجاحها مما ضمن مردود أفضل على المستوى العام للشركة واستمرارية ناجحة على المدى الطويل.
في النهاية، يعد تبني موضوع حوكمة تكنولوجيا المعلومات أمرًا بالغ الأهمية ويتطلب التزاماً صارماً من رئيس مجلس الإدارة وكافة الأعضاء لأنجاح عمل اللجنة. يجب على أعضاء مجلس الإدارة وكبار المديرين تقييم تأثير تكنولوجيا المعلومات على عمل الشركة واستراتجيتها، وتحديد ما إذا كان إنشاء لجنة مراقبة لتكنولوجيا المعلومات أمرًا ضروريًا. إذا لم تكن الحاجة للحوكمة مفهومة بشكل واضح، أوإذا لم يكن هناك قبول عام لإنشاء مثل هذه اللجنة فيجب على الشركة عدم المباشرة بذلك. أي جهد للقيام بذلك سيكون مضيعة للوقت، والفشل سيكون سيد الموقف وسوف يفسد فرص إنشاء مثل هذه اللجنة في وقت لاحق.
أنطوان علم
رئيس تنفيذي - شركة بلوغراس تكنولوجيز
عضو مجلس ادارة معتمد
Why Invest In Project Management Software?
One of the many challenges faced by business today is that of supplier relationship management. Payment practices are often an indicator of an organization’s relationship with their suppliers and they can have a huge impact on a business’s success or indeed, failure.